Tips and Trick Online Meeting
Semenjak pandemi Covid-19 melanda, bekerja dari rumah menjadi solusi dan gaya hidup baru. Online meeting tentunya melekat erat dengan proses kerja saat ini. Online meeting menjadi pilihan yang praktis karena dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, diperlukan suasana yang kondusif yang didukung oleh device yang juga mumpuni. Mari kita ulas, apa saja tips and trick online meeting yang dapat diterapkan oleh Anda semua dari rumah.
1. Jadwalkan meeting beserta agendanya
Seringkali seseorang melakukan rapat tanpa adanya agenda yang jelas, hal ini sebenarnya hanya membuang-buang waktu. Untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu menjadwalkan waktu rapat dengan agenda spesifik. Sehingga hasil yang diberikan pun akan maksimal.
2. Pilih moderator
Moderator menjadi aktor kunci dalam sebuah rapat. Tanpa adanya moderator, seringkali rapat berjalan tanpa arah dan bertele-tele. Dengan begitu, Anda perlu memilih moderator yang paham dengan agenda pembahasan dan dapat menciptakan suasana rapat yang tertib dan teratur.
Selain itu, buruknya koneksi juga bisa menjadi salah satu kendala dalam rapat online, disinilah moderator berperan untuk mencatat poin penting dan menyampaikannya kembali sebelum rapat berakhir. Dengan begitu rapat menjadi lebih fokus.
3. Persiapkan Peralatan Rapat
Ketika mendengar “online meeting ”, biasanya Anda langsung memikirkan kamera dan audio. Yup, benar. Online meeting memerlukan kamera dan audio yang mumpuni. Tidak hanya itu, koneksi atau jaringan juga menjadi hal yang utama. Sebelum rapat dimulai, pastikan setidaknya dalam 20 menit Anda mengecek koneksi internet Anda lancar untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
4. Atur waktu rapat
Dengan batas waktu yang jelas, akan membuat rapat menjadi lebih kondusif. Biasanya rapat dapat berjalan dengan baik dalam 30 menit. Anda dapat mengagendakan 20 menit pertama untuk sesi pembahasan, dan 10 menit selanjutnya untuk tanya jawab.
5. Buat notulensi rapat
Catatan saat rapat amat berguna untuk digunakan dalam agenda-agenda selanjutnya. Seringkali peserta rapat tidak memperhatikan dengan jelas apa saja pembahasan dalam rapat. Selain itu, beberapa gangguan seringkali terjadi. Untuk dapat meningkatkan konduktivitas dalam bekerja, mencatat notulen merupakan hal penting yang harus dilakukan dalam rapat. Saat ini fitur video conference sudah menyediakan kolom note yang dapat dipakai sebagai pengganti kertas, sehingga Anda dapat membuat catatan dengan mudah.
Itulah beberapa tips and trik online meeting yang bisa Anda lakukan. Mari memaksimalkan proses bekerja dari rumah dengan menciptakan rapat virtual dengan lebih efektif dan efisien.
Leave a Reply